【Claude Cowork】Googleカレンダーから交通費を自動計算｜AIで秘書業務の経費精算を効率化した方法

秘書業務で付き添いをしていると、その日によって行き先が大きく変わります。

午前は病院、午後は役所、そのあと別の場所へ――。

こうした日が続くと、月末になってから、

「この日はどこへ行ったんだっけ？」
「車だったか、電車だったか？」
「結局、交通費はいくらだった？」

と予定を振り返りながら精算する作業が、地味に大きな負担になっていました。

そこで考えたのが、すでにGoogleカレンダーに登録している「場所」の情報を、そのまま交通費計算に使う仕組みです。

目的はシンプルで、同じ情報を二度入力しないことでした。

Googleカレンダーを交通費計算の元データにする

普段からGoogleカレンダーには、

を入力しています。

つまり、交通費を計算するために必要な情報の多くは、すでにカレンダーの中にあります。

それなら、新しく交通費精算用のデータを入力するのではなく、カレンダーにある情報を再利用すればいいと考えました。

実際に仕組みを作ってみると、車移動と電車・バス移動では、自動化できる範囲がかなり違うことも分かりました。

車で移動した場合は比較的シンプルです。

Googleカレンダーから当日の訪問先を取得し、

訪問地点 → 次の訪問地点

までの距離を計算します。

あとは、その距離にあらかじめ設定した1kmあたりの単価を掛ければ交通費を算出できます。

今回は運用を複雑にしないため、車種や燃費ごとに細かく分けず、37円／kmを社内計算上の基準値として設定しました。

たとえば移動距離が20kmなら、

20km × 37円＝ 740円

という形です。

カレンダーに場所さえ正しく登録されていれば、距離の取得から交通費計算まで、かなりの部分を自動化できます。

一方で難しかったのが、電車やバスです。

Suicaの利用履歴をそのまま外部サービスから自動取得して処理する仕組みを作るのが難しかったため、ここは完全自動化を諦めました。

代わりに、

Suicaの利用履歴を出力するところだけ人間が行い、その後の処理を自動化する

という形にしました。

流れとしては、

Suica利用履歴を取得
→ データを読み込ませる
→ Googleカレンダーの予定と日時を照合
→ 該当する移動を判定
→ 交通費データとして整理

という形です。

すべてを人間が確認する必要はなく、自動化できない入口部分だけ手作業として残す設計にしました。

結果として、一番負担だった**「月末に1か月分の行動を思い出しながら交通費精算書を作る」作業がほぼなくなりました。**

Googleカレンダーに予定を登録した時点で、交通費精算に必要な情報の大部分がそろっているため、交通費精算そのものが独立した仕事ではなく、普段の予定管理の延長になりました。